Trasparenza

1. Premessa

Il 29 dicembre 2017 è entrata in vigore la legge n. 179 "Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato" (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale, Serie Generale n. 291 del 14 dicembre 2017). La struttura del provvedimento distingue la disciplina del settore pubblico (art. 1) da quella del settore privato (art. 2), ed è stata integrata la disposizione sull’obbligo del segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico e industriale (art. 3).
Per quanto riguarda il settore privato, l’articolo 2 della legge n. 179/17 è intervenuto sul Decreto 231/2001 ed ha inserito all’articolo 6 (“Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell’ente”) una nuova previsione che ha inquadrato anche nell’ambito del Modello organizzativo ex D. Lgs. 231/01 le misure legate alla presentazione e gestione delle segnalazioni.
Successivamente, in data 10 Marzo 2023 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (d’ora in avanti il “Decreto”), recante l’attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 Ottobre 2019, riguardante la “protezione delle persone che segnalano violazioni di normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto pubblico o privato” (di seguito la “Direttiva”).
In sintesi le nuove norme prevedono:
• l’obbligo, per tutti gli enti privati con più di 50 dipendenti, di istituire canali di segnalazione interni;
• la possibilità, non solo per i dipendenti ma anche per gli altri soggetti indicati dall’art. 4 della Direttiva di effettuare segnalazioni di violazioni del diritto dell’Unione in diversi settori, tra cui: i) appalti pubblici; ii) servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; iii) sicurezza e conformità dei prodotti; iv) sicurezza dei trasporti; v) tutela dell’ambiente; ecc.);
• l’attivazione di canali per le segnalazioni che siano “progettati, realizzati e gestiti in modo sicuro e tale da garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante e la protezione degli eventuali terzi citati nella segnalazione e da impedire l’accesso da parte del personale non autorizzato”; e che comprendano “un avviso del ricevimento della segnalazione alla persona segnalante entro sette giorni a decorrere dal ricevimento”;
• la necessità di designare soggetti imparziali per la ricezione e gestione delle segnalazioni;
• l’obbligo di dare il riscontro finale al segnalante entro 90 giorni;
• l’obbligo di adozione delle misure necessarie per vietare qualsiasi forma di ritorsione contro le persone che effettuano segnalazioni di violazioni;
• la possibilità per gli interessati di ricorrere, in determinati casi, a segnalazione “esterna” all’ANAC e a “divulgazione” della segnalazione;
• la necessità di fornire ai soggetti interessati informazioni chiare sul canale di segnalazione, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni “interne” ed “esterne” (le informazioni devono essere esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro nonché accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono rapporti giuridici con l’ente in una delle forme previste dal Decreto).
Le strutture di L’Elettrica S.p.A. (d’ora in avanti “L’Elettrica”), nello spirito di dare concreta applicazione alla normativa vigente, mettono a disposizione dei segnalanti differenti canali di segnalazione, tra cui un Portale dedicato - “Portale Whistleblowing” - idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione delle stesse.

2. Scopo della Policy e destinatari

La presente Policy Whistleblowing (di seguito “Policy”) si propone di disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni “interne”, da chiunque inviate e trasmesse, anche in forma anonima.
La presente Policy Whistleblowing (adottata dopo aver sentito le rappresentanze sindacali laddove costituite ai sensi dell’art. 4, 1° comma, D. Lgs. n. 24/2023) è adottata da L’Elettrica. In particolare, i destinatari (nel proseguo anche solo “destinatari”) della presente procedura sono:
• i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali di L’Elettrica;
• i dipendenti;
• i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori e, più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con L’Elettrica.
La “persona segnalante” [ex art. 2, comma 1, lett. g), D. Lgs. n. 24/23 – “Segnalante”] a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione è invitata ad effettuare la segnalazione con tempestività mediante le modalità di seguito descritte astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o approfondimento.

3. Definizioni

Ai fini della presente policy, valgono le seguenti definizioni:
«ANAC»: Autorità Nazionale Anticorruzione;
«contesto lavorativo»: attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte relativamente ai rapporti di cui all'articolo 3, commi 3 o 4 del D. Lgs. 24/2023, nell’ambito delle quali, indipendentemente dalla natura della medesima attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e rispetto alle quali potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile;
«divulgazione pubblica»: la resa di pubblico dominio di informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
«facilitatore»: la persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo sulla cui assistenza deve essere mantenuto riserbo;
«informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, si ritiene possano essere commesse, concernenti il contesto dell’Ente con cui il segnalante intrattiene un rapporto giuridico ai sensi dell'art. 3, comma 1 o 2 del D. Lgs. 24/2023 nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
«persona coinvolta» o «segnalato»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata;
«segnalante»: la persona fisica che effettua la segnalazione relativa alle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;
«Gestore delle segnalazioni»: il soggetto esterno autonomo specificamente formato incaricato della gestione del canale di segnalazione;
«riscontro»: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative alla gestione della segnalazione;
«ritorsione»: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare al segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
«segnalazione»: la comunicazione effettuata in forma scritta od orale attraverso i canali indicati nella policy di informazioni sulle violazioni;
«segnalazione esterna»: la comunicazione delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna di cui all'art. 7 del D. Lgs. 24/2023;
«segnalazione interna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite i canali di segnalazione interna di cui all'art. 4 del D. Lgs. 24/2023;
«istruttoria»: l'iter relativo alla gestione della segnalazione intrapreso dal Gestore delle segnalazioni per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
«violazioni»: comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato e che consistono in violazione della normativa nazionale e europea, come dettagliatamente indicata nel successivo paragrafo.

4. La segnalazione/Whistleblowing

Per “whistleblowing” si intende qualsiasi segnalazione, presentata a tutela dell’integrità della Società, di irregolarità, condotte civilmente, amministrativamente, penalmente illecite ovvero violazioni del Codice etico/di comportamento adottato da L’Elettrica nonché delle procedure interne adottate dalla società ovvero della disciplina esterna comunque ad essa applicabile, le quali siano fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui i Destinatari siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni precise in modo da risultare facilmente verificabili.
In linea generale L’Elettrica esorta i propri dipendenti a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo, anche informale, con i propri colleghi e/o con il proprio responsabile diretto.
Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune, rientrare nelle tipologie di non conformità per cui il sistema è stato implementato.

4.1. Canali per le segnalazioni

Il Segnalante deve segnalare senza indugio ogni violazione, o ragionevole sospetto di violazione, attraverso i canali indicati all’interno della Policy.

Le segnalazioni devono essere trasmesse tramite i seguenti canali:
1. posta cartacea: lettera raccomandata indirizzata al Gestore delle segnalazioni, Avv. Mirella Rechichi - Studio BL ed intestata a “Gestore delle segnalazioni whistleblowing L’Elettrica” da recapitarsi al seguente indirizzo: Piazza della Libertà n. 9, 50129 – Firenze presso Studio BL, con la specificazione che si tratta di corrispondenza “riservata”;
2. portale Whistleblowing di cui L’Elettrica si è dotata, il cui link (https://whistleblowersoftware.com/secure/9ad7298b-feda-4855-bbef-d38c066fcb18) è reperibile sul sito web.

Chiunque riceva una segnalazione al di fuori dei predetti canali è tenuto a trasmetterla senza indugio tramite i canali stessi.
Le segnalazioni trasmesse tramite il canale n. 1 (lettera raccomandata indirizzata al Gestore delle segnalazioni, Avv. Mirella Rechichi ed intestata a “Gestore delle segnalazioni whistleblowing L’Elettrica” da recapitarsi al seguente indirizzo: Piazza della Libertà n. 9, 50129 – Firenze presso Studio BL) sono ricevute dal Gestore delle segnalazioni.
Le segnalazioni trasmesse tramite il canale n. 2 (Portale Whistleblowing di cui L’Elettrica si è dotata) sono ricevute dal Gestore delle segnalazioni.
Le segnalazioni potranno essere effettuate anche in forma orale al soggetto così come sopra delineato.
Le segnalazioni interne in forma orale possono essere effettuate:
i. attraverso il portale, tramite apposita funzione di registrazione vocale con facoltà di alterazione della voce del segnalante, laddove questo volesse effettuare una segnalazione anonima e non solo confidenziale;
ii. attraverso una linea telefonica (rintracciabile al numero 055 483448) tramite la quale si potrà richiedere di interloquire direttamente con il Gestore delle segnalazioni;
iii. su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto richiesto al Gestore delle segnalazioni, e da questo fissato entro un termine ragionevole in un luogo, necessariamente diverso dai locali di L’Elettrica, che sarà previamente concordato con il segnalante, favorendo le esigenze dello stesso. Previo consenso del segnalante, il Gestore redigerà verbale dell’incontro che il segnalante verifica, rettifica e conferma mediante sottoscrizione. Il verbale dell’incontro, la segnalazione con eventuale documentazione di supporto e ogni altra comunicazione sono conservati in luogo sicuro, accessibile unicamente al Gestore delle segnalazioni.

4.2. Contenuto delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere il più possibile circostanziate al fine di consentire le dovute verifiche. A titolo esemplificativo, una segnalazione dovrebbe contenere i seguenti elementi:
• le generalità del soggetto che effettua la segnalazione (ove la segnalazione abbia carattere confidenziale e non anonimo), con indicazione dell’unità organizzativa di appartenenza e/o dell’attività svolta per L’Elettrica;
• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione e delle circostanze di tempo e di luogo in cui si sono svolti i fatti;
• elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati;
• eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto della segnalazione;
• eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati.

Le segnalazioni non possono riguardare doglianze di carattere personale o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o con i colleghi, per le quali occorre fare riferimento ai diversi canali di comunicazione messi a disposizione da L’Elettrica.
Eventuali segnalazioni anonime circostanziate (contenenti tutti gli elementi oggettivi necessari alla successiva fase di verifica) saranno prese in considerazione per approfondimenti.
Eventuali segnalazioni ricevute e ritenute non pertinenti saranno archiviate senza ulteriori approfondimenti, fatto salvo il riscontro all’interessato che dovrà essere fornito entro i termini previsti dal D. Lgs. 24/23.

4.3. Gestione delle segnalazioni

Il Gestore delle segnalazioni, una volta ricevuta la segnalazione, fornirà al segnalante – tramite la piattaforma informatica – l’avviso di ricevimento entro 7 (sette) giorni e provvederà alla successive gestione della segnalazione stessa. Il Gestore procede quindi a verificare se la segnalazione rientra nell’ambito di applicazione soggettivo e oggettivo del D. Lgs. 24/2023. All’esito, laddove la segnalazione esuli dall’ambito di applicazione del D. Lgs. citato, il Gestore delle segnalazioni archivia la segnalazione, dandone comunicazione al segnalante tramite la piattaforma informatica.
Qualora la segnalazione rientri nell’ambito di applicazione del D. Lgs. citato, ma non sia sufficientemente dettagliata, il Gestore delle segnalazioni, tramite la piattaforma, provvede a formulare al segnalante le opportune richieste di integrazioni/chiarimenti.
Le segnalazioni sono soggette al seguente iter istruttorio, volto all’accertamento dei fatti segnalati.

4.4. Istruttoria

Fase preliminare:
Il Gestore si impegna a fornire un primo riscontro al segnalante in un termine ragionevole e, comunque, non superiore a 90 giorni (3 mesi) dalla data del rilascio dell’avviso di ricevimento.
Le segnalazioni saranno oggetto di analisi preliminare al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a valutarne la fondatezza.
Nello svolgimento della suddetta analisi, il Gestore potrà richiedere ulteriori informazioni o documentazione al segnalante e potrà avvalersi, per specifici aspetti trattati nelle segnalazioni e qualora ritenuto necessario, del supporto delle funzioni aziendali e/o di professionisti esterni. Il Gestore potrà altresì acquisire informazioni dalle persone coinvolte nella segnalazione, le quali hanno anche facoltà di chiedere di essere sentite o di produrre osservazioni scritte o documenti. Qualora a conclusione di tale fase preliminare emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o l’infondatezza dei fatti richiamati, la segnalazione sarà archiviata con le relative motivazioni. Laddove, a seguito di tale fase emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per valutare fondata la segnalazione, verrà avviata la successiva fase degli approfondimenti specifici.

Approfondimenti specifici:
Il Gestore delle segnalazioni provvederà a:
i. avviare le analisi specifiche avvalendosi, se ritenuto opportuno delle strutture competenti della Società o di esperti e di periti esterni;
ii. dare avviso alla persona coinvolta dell’esistenza della segnalazione, al fine di tutelarne il diritto di difesa, garantendo sempre la riservatezza circa l’identità del segnalante e delle altre persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione;
iii. accedere a tutti i dati e documenti aziendali utili ai fini dell’istruttoria, laddove ritenuto opportuno per la corretta gestione del caso;
iv. concordare con il management responsabile della funzione interessata dalla segnalazione, l’eventuale “action plan” necessario per la rimozione delle “debolezze” di controllo rilevate;
v. concordare con le funzioni interessate eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi della società (ad es. iniziative giudiziarie, sospensione/cancellazione dall’albo fornitori etc). Le funzioni aziendali coinvolte devono garantire piena collaborazione al Gestore per quanto necessario allo svolgimento dell’istruttoria, nel rispetto dei principi e delle garanzie previsti dalla normativa;
vi. richiedere, se possibile, l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni in relazione alle quali siano accertate la malafede del segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio, eventualmente confermati anche dalla infondatezza della stessa segnalazione.

Le attività sopra descritte non sono necessariamente svolte in maniera sequenziale.

Conclusione dell’istruttoria:
All’esito dell’istruttoria il Gestore fornirà riscontro per iscritto al segnalante:
i. Laddove ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, procederà con l’archiviazione debitamente motivata. Qualora il Gestore ritenesse la segnalazione effettuata al solo scopo di ledere la reputazione ovvero danneggiare o comunque recare pregiudizio al segnalato, lo comunicherà all’Organo amministrativo di L’Elettrica affinché venga attivata ogni opportuna iniziativa nei confronti del segnalante.
ii. Laddove la segnalazione fosse ritenuta fondata, il Gestore predispone una relazione riepilogativa circa gli esiti delle indagini ed i motivi che hanno condotto a ritenere fondata la segnalazione, che sarà inviata all’Organo amministrativo affinché assuma i provvedimenti ritenuti necessari. Al contempo il Gestore informerà il segnalante dell’esito della segnalazione.

Le attività sopra descritte avvengono necessariamente entro 90 giorni dal rilascio dell’avviso della presa in carico della segnalazione. Il riscontro può anche essere meramente interlocutorio, dal momento che possono essere comunicate le informazioni relative alle attività istruttorie che il Gestore delle segnalazioni ha inteso intraprendere e lo stato di avanzamento dell’istruttoria. Terminata l’istruttoria, gli esiti dovranno comunque essere comunicati al segnalante.

5. Tutela e responsabilità del Segnalante

Valorizzando la buona fede e correttezza da parte del segnalante al momento della segnalazione, lo stesso beneficerà delle tutele esclusivamente nell’ipotesi in cui, al momento della segnalazione, avesse fondato e ragionevole motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere.
È fatto espresso divieto in tal caso di rivelare l’identità del segnalante (da intendersi estesa anche a tutti quegli elementi contenuti nella segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del medesimo) ad eccezione del Gestore delle segnalazioni ed il contenuto della segnalazione è sottratto all’accesso agli atti amministrativi nonché al diritto di accesso civico generalizzato.
Tale tutela è garantita anche in eventuali procedimenti penali, contabili e disciplinari che dalla segnalazione dovessero conseguire.
È tutelata altresì l’identità delle persone coinvolte e menzionate nella segnalazione.
Nessuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, anche solo in forma tentata o minacciata, può derivare in capo a chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione. Qualsiasi discriminazione o ritorsione eventualmente posta in essere sarà dichiarata nulla dall’Autorità giudiziaria.
Nell’ambito di eventuali procedimenti giudiziari o amministrativi ovvero controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati ai sensi del Decreto, l’onere della prova è invertito e dunque sarà posto in capo a colui che ha posto in essere i suddetti comportamenti, atti o omissioni. L’inversione dell’onere della prova non opera a favore delle persone e degli enti diversi dal segnalante di cui all’art. 5, comma 3 (es: facilitatori, colleghi).
Non è punibile colui che in ragione della segnalazione riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che siano:
i. Coperte dall’obbligo di segreto;
ii. Correlate alla tutela del diritto d’autore;
iii. Relative alla protezione dei dati personali;
iv. Tali da offendere la reputazione della persona coinvolta o denunciata.
Detta scriminante opera laddove “al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata nelle modalità richieste”.
In tali ipotesi è altresì esclusa ogni ulteriore responsabilità, sia essa di natura civile ovvero amministrativa.
Salvo che il fatto non costituisca reato è inoltre esclusa la responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle medesime.
Inoltre, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, così come sono previste sanzioni nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.
Le medesime misure sono estese ai facilitatori, alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante o denunciante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, ai colleghi di lavoro del segnalante o denunciante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente, agli enti di proprietà del segnalante o denunciante o per i quali lo stesso lavora nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante o denunciante.
Il segnalante che ritiene di avere subìto una ritorsione in ragione della segnalazione può comunicarlo ad ANAC.
Ferme le sanzioni amministrative pecuniarie di competenza di ANAC, qualora accerti che sono state commesse ritorsioni, L’Elettrica può adottare nei confronti del responsabile provvedimenti disciplinari.
A titolo meramente esemplificativo tra le ritorsioni rientrano:
tra le altre:
a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;
c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
e) le note di merito negative o le referenze negative;
f) l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
j) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
k) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l) l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
m) la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
n) l’annullamento di una licenza o di un permesso;
o) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

6. Tutela del Segnalato

La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti riguardo alla segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, il segnalato potrà essere contattato e gli verrà assicurata la possibilità di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.

7. Misure di sostegno

Le misure di sostegno consistono nelle informazioni, assistenza e consulenza a titolo gratuito circa le modalità di segnalazione e la protezione rispetto ad eventuali ritorsioni offerte dalla normativa nazionale ed europea; circa i diritti riconosciuti in capo ai soggetti coinvolti nella segnalazione; circa le modalità e le condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
In tal senso «È istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno. L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, contiene gli enti del Terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui all’articolo 5, comma 1, lettere v) e w), del decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, e che hanno stipulato convenzioni con ANAC».

8. Modalità di trasmissione delle segnalazioni

8.1 Il Portale Whistleblowing

Il Portale Whistleblowing, di cui all’art. 4 co. 1 del D.Lgs. n. 24/23, è raggiungibile mediante link (xxx) rinvenibile sul sito web di L’Elettrica nella sezione “Intranet”. L’accesso al Portale Whistleblowing è soggetto alla politica “no-log” al fine di impedire l’identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo: ciò significa che i sistemi informatici aziendali non sono in grado di identificare il punto di accesso al portale (indirizzo IP) anche nel caso in cui l’accesso venisse effettuato da un computer connesso alla rete aziendale. Le segnalazioni trasmesse mediante il Portale Whistleblowing, siano esse scritte o orali e nella lingua scelta dal segnalante, sono ricevute e gestite dal Gestore delle segnalazioni.
I dati personali contenuti nel database sono criptati mediante l’utilizzo di chiavi di criptazione dedicate e differenti. La consultazione delle informazioni presenti nella piattaforma è consentita unicamente al Gestore delle segnalazioni, abilitato con specifici profili funzionali di accesso al sistema, tracciati attraverso log.
Con riferimento alla segnalazione in forma scritta, il segnalante, dopo aver scelto se effettuare una segnalazione confidenziale ovvero anonima, dovrà indicare una breve descrizione dei fatti denunciati e dei soggetti coinvolti nella segnalazione. Dovrà quindi essere scelta la categoria di riferimento della violazione denunciata ed allegare i documenti (es: pdf, immagini, video) eventualmente in possesso del segnalante idonei a supportare la segnalazione medesima.
Con riferimento alla segnalazione in forma orale, il segnalante cliccherà sull’apposita casella di inizio registrazione del messaggio vocale e, all’esito della registrazione, potrà scegliere l’opzione di distorsione della propria voce al fine di rendere la segnalazione anonima. Anche in tale ipotesi dovrà essere scelta la categoria di riferimento della violazione denunciata e saranno allegati i documenti (es: pdf, immagini, video) eventualmente in possesso del segnalante idonei a supportare la segnalazione medesima.
Con l’inserimento della segnalazione sarà rilasciato al segnalante un codice di accesso che lo stesso dovrà custodire al fine di:
• Avere accesso alla segnalazione effettuata;
• Monitorarne lo stato di avanzamento;
• Comunicare con il Gestore della segnalazione;
• Inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione;
• Visualizzare lo stato della segnalazione;
• Trasmettere ulteriori documenti rilevanti per la segnalazione;
• Inviare nuovi messaggi – tanto in forma scritta che orale – al Gestore della segnalazione.
Sarà cura del segnalante custodire il suddetto codice dal momento che in caso di smarrimento non potrà essere recuperato in alcun modo.
Il Gestore delle segnalazioni sarà dotato di una password di accesso al Portale e, in caso di inserimento di segnalazioni, riceverà un alert sul proprio indirizzo di posta elettronica o telefono cellulare a seconda della modalità dal medesimo opzionata.
Le segnalazioni, una volta ricevute dal Gestore, sono soggette all’iter istruttorio già descritto al paragrafo 4.4.

8.2 Modalità cartacea

Con riferimento alla modalità cartacea, il segnalante avrà cura di inviare, all’indirizzo indicato al paragrafo 4.1, la segnalazione scritta e riposta all’interno di una busta chiusa, contenente a sua volta un’ulteriore busta chiusa dove saranno inseriti i dati del segnalante e copia del suo documento di identità. La segnalazione dovrà necessariamente contenere un recapito email ovvero un indirizzo di posta cartacea al quale il Gestore delle segnalazioni potrà inviare le comunicazioni di competenza. In assenza di tale procedura la segnalazione cartacea sarà considerata irricevibile.

9. Segnalazione esterna

9.1. Condizioni per l'effettuazione della segnalazione esterna
La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna – raggiungibile all’URL https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ - se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell'articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

9.2. Canali di segnalazione esterna
L'Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) attiva un canale di segnalazione esterna che garantisca, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La stessa riservatezza viene garantita anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso canali diversi da quelli indicati nel primo periodo o perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento delle segnalazioni, al quale viene in ogni caso trasmessa senza ritardo.
Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall'ANAC è trasmessa a quest'ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

10. Divulgazione pubblica

Il Decreto prevede che il segnalante possa rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal Decreto se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla presente Policy e non ha ricevuto riscontro a quanto segnalato;
b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

11. Riporto periodico

Il Gestore delle segnalazioni fornisce all’Organo amministrativo, con cadenza annuale, un report riepilogativo di tutte le segnalazioni pervenute, siano esse in forma anonima ovvero riservata. Tale report contiene l'iter istruttorio seguito nonché l’esito delle analisi effettuate.

12. Sanzioni

Sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, così come sono previste sanzioni nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.
Fermi restando gli altri profili di responsabilità, l'ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza di cui all'articolo 12;
b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l'adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
c) da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all'articolo 16, comma 3, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.
Con riferimento ad eventuali ulteriori sanzioni interne al contesto aziendale di carattere disciplinare:
• i dipendenti di L’Elettrica saranno soggetti alle sanzioni previste dai contratti di lavoro e dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (o documento equiparabile) pro tempore applicabile.
• i dipendenti di L’Elettrica ed i componenti degli organi di amministrazione e di controllo sono soggetti alle sanzioni così come previste all’interno del Sistema disciplinare adottato dall’Ente;
• le persone che si relazionano con L’Elettrica diverse dai soggetti di cui sopra incorreranno nelle sanzioni previste nei contratti stipulati con le stesse.
La sanzione è irrogata dagli organi di volta in volta competenti, indipendentemente dall’avvio di un procedimento da parte dell’Autorità Giudiziaria.
È in ogni caso garantito il diritto al contraddittorio.

13. Conservazione della documentazione e tutela della Privacy

Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, il Gestore delle segnalazioni, cura l’archiviazione di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per un periodo di 5 anni dalla chiusura della segnalazione.
Gli eventuali dati particolari contenuti nella segnalazione, inclusi quelli relativi alla identità del segnalante o di altri individui, verranno trattati nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e della Policy GDPR adottata da L’Elettrica.

14. Aggiornamento della Policy

La Policy e la funzionalità del Portale saranno oggetto di revisione periodica a cura del Gestore delle segnalazioni di concerto con l’Organo amministrativo al fine di garantirne il costante allineamento alla normativa di riferimento.